Política del sistema de autocontrol para la gestión de riesgo integral de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.
La Junta Directiva de SITTCA OIL&GAS S.A.S. de ahora en adelante SITTCA, a través del Oficial de Cumplimiento, establece la presente política con el fin de implementar el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (en adelante Riesgo de LA/FT/FPADM), con el propósito de prevenir y detectar potenciales actividades ilícitas que pudieran afectar a la organización en el desarrollo de su objeto social, negocios e interacción con clientes, proveedores, contratistas, colaboradores, accionistas y aliados estratégicos.
Esta Política se basa en lo exigido por la Superintendencia de Sociedades de acuerdo con la normatividad legal vigente en materia de SAGRILAFT, la cual aplica para todos los procesos de la organización, con alcance a clientes, proveedores, contratistas, colaboradores, accionistas y aliados estratégicos, reflejando su compromiso por prevenir la materialización del Riesgo LA/FT/FPADM al cual está expuesta la compañía y aplica exclusivamente a todas las operaciones, negocios o contratos realizados por la organización.
Esta Política de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva se complementa con el Manual SAGRILAFT, el cual es vinculante para todo el relacionamiento que tenga la organización, en sus operaciones, negocios y contratos.
Financiación del terrorismo – FT: Es el apoyo financiero, en cualquier forma, al terrorismo o a aquellos que lo fomentan, planifican o están implicados en el mismo.
Lavado de activos – LA: Es la modalidad mediante la cual organizaciones criminales buscan dar apariencia de legalidad a los recursos que obtienen de sus actividades ilícitas, mediante la incorporación de estos en el circuito económico legal.
Omisión de denuncia: Consiste en tener conocimiento de la comisión de los delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal y no denunciarlos.
Proliferación de armas de destrucción masiva – FPADM: Es todo acto que provea fondos o utilice servicios financieros, en todo o en parte, para la fabricación, adquisición, posesión, desarrollo, exportación, trasiego de material, fraccionamiento, transporte, transferencia, deposito o uso dual para propósitos ilegítimos en contravención de las leyes nacionales u obligaciones internacionales, cuando esto último sea aplicable.
Riesgo LA/FT/FPADM: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una organización por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, o cuando se pretenda el ocultamiento de Activos provenientes de dichas actividades. Las contingencias inherentes al LA/FT/FPADM se materializan a través de riesgos tales como el Riesgo de Contagio, Riesgo Legal, Riesgo Operativo, Riesgo Reputacional y los demás a los que se expone la organización, con el consecuente efecto económiconegativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, cuando es utilizada para tales actividades.
SAGRILAFT: Hace referencia al Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT/FPADM adoptado por la Compañía.
El/la Oficial de Cumplimiento de la organización deberá hacer cumplir la política e instrucciones que en materia de prevención y control de LA/FT/FPADM sean aprobadas con cuidado y atención por Junta Directiva. Asimismo, nuestro Representante Legal desempeña un papel fundamental al proveer los recursos humanos, físicos y tecnológicos necesarios para implementar eficazmente este sistema. Además, se compromete a atender las recomendaciones formuladas por el Oficial de Cumplimiento, la Revisoría Fiscal y la Junta Directiva de nuestra Compañía, reafirmando así nuestro firme compromiso con la integridad y la transparencia en todas nuestras operaciones.
La organización se compromete con la justicia y el bien común, motivo por el que reconoce el papel fundamental que ejerce en la lucha contra el Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, por lo cual rechaza cualquier operación ilícita y tomará las acciones legales a que haya lugar en caso de requerirse.
En el evento en que se presente en la organización, una posible operación sospechosa o inusual relacionada con el riesgo de LA/FT/FPADM, de acuerdo con las señales de alerta definidas en el Manual SAGRILAFT, el/la Oficial de Cumplimiento deberá realizar el reporte a la autoridad competente.
La organización establece requisitos adecuados para el conocimiento, vinculación y realización de operaciones con clientes, proveedores, contratistas, accionistas, colaboradores y demás aliados estratégicos, y rechaza el establecimiento o la renovación contractual que no cumpla con los requisitos exigidos por la ley, sus políticas y procedimientos internos.
El/la Gerente de Compras y Gerente Comercial, deben asegurar el diligenciamiento de los formatos previa vinculación del tercero.
Para la organización es importante conocer su contraparte, indistintamente de la calidad que ostente este tercero, motivo por el cual tiene el compromiso de realizar una debida diligencia que tenga una correlación directa con el riesgo.
El/la Oficial de Cumplimiento en colaboración con las Gerencias de los Gerentes de la organización, deberá identificar las situaciones y factores de Riesgo LA/FT/FPADM en las operaciones, negocios o contratos realizados, en la matriz de riesgo.
Las señales de alerta identificadas por los procesos deben ser reportadas oportunamente al Oficial de Cumplimiento con el fin de realizar el proceso de debida diligencia intensificada, analizar el nivel de riesgo que reviste el hallazgo y así proceder a tomar una decisión, previa revisión en el comité de cumplimiento.
Toda la información derivada de la aplicación de esta Política está sometida a reserva, lo que significa que la misma sólo podrá ser conocida por las autoridades judiciales o administrativas competentes. Así mismo, el/la Oficial de Cumplimiento o cualquier colaborador que haya sido designado para tratar los temas SAGRILAFT al interior de la organización, deberán garantizar la confidencialidad de la información y reserva en la identidad de las personas que realicen reportes de operaciones inusuales o sospechosas, limitando su uso a los fines estrictamente establecidos en la ley y en esta política.
Los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva garantizarán la integridad, oportunidad, confiabilidad, reserva y disponibilidad de la información. Así mismo, estos documentos deberán ser conservados por un término no menor de diez (10) años.
Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, el reporte remitido a la UIAF, así como los demás formularios requeridos, documentación y soportes, será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento su conservación centralizada, secuencial y cronológica, con las debidas seguridades, por un término no menor de diez (10) años. Estos documentos e información serán conservados de acuerdo con la Política y/o lineamientos de Gestión Documental que aplique la organización para el manejo de estos documentos.
El/la Oficial de Cumplimiento es responsable de verificar que se realice una adecuada divulgación de las políticas y lineamientos para el control del riesgo LA/FT/FPADM, capacitación del personal de la organización, establecer y fomentar la utilización de los canales de comunicación que faciliten a los colaboradores y grupos de interés dar a conocer situaciones que faciliten la materialización del riesgo LA/FT/FPADM.
La Junta Directiva de la organización, a través del Reglamento interno de trabajo, establece los principios que guiarán las relaciones con todas las personas naturales o jurídicas de índole público o privado, que se encuentran involucrados en el desarrollo de las operaciones de SITTCA, con fin de promover en todos sus colaboradores una cultura de transparencia, prevención de prácticas corruptas, así como un comportamiento ético en el desarrollo de sus actividades.
Toda conducta o hecho comprobable relacionado con el incumplimiento de la presente política será sancionado con las leyes vigentes y políticas internas de la organización.